GL MEDICAL COLOMBIA · VenaPiel
Versión institucional· 16 de octubre de 2026
1. Identificación del responsable
GL Medical Colombia, identificada con NIT 901.899.915-0, con domicilio en Bogotá D. C., Colombia, que desarrolla actividades bajo el nombre comercial VenaPiel (en adelante, “VenaPiel” o el “Responsable”). Dirección de contacto: Habital Medical Center, Carrera 18 No. 80-74, Bogotá D. C., Colombia. Correo para consultas, reclamos y ejercicio de derechos: [email protected]. Teléfono: 310 412 5776. Sitio web: www.venapiel.com.
Esta política aplica a los tratamientos de datos personales respecto de los cuales GL Medical Colombia actúe como responsable. Cuando otros prestadores o profesionales actúen como responsables independientes de la atención o de las historias clínicas, les corresponderá informar sus propias políticas y obligaciones.
2. Objeto, alcance y marco normativo
Esta política informa a pacientes, potenciales pacientes, visitantes del sitio web, personas que se comunican por canales digitales, participantes en contenidos audiovisuales, proveedores, contratistas y demás titulares sobre la recolección, uso, almacenamiento, circulación, transmisión, transferencia y supresión de sus datos personales.
Se fundamenta principalmente en la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas especiales aplicables a la información de salud y la historia clínica, incluidas las resoluciones 1995 de 1999 y 839 de 2017, según corresponda.
3. Principios y categorías de datos
VenaPiel aplicará los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Según la relación con el titular, podrán tratarse: (i) datos de identificación y contacto; (ii) información sobre solicitudes, citas y comunicaciones; (iii) datos administrativos, contractuales y de facturación; (iv) información técnica asociada a la navegación web, cuando se recolecte; (v) imagen, voz y testimonios; y (vi) datos sensibles de salud, procedimientos, fotografías clínicas o información relacionada con la atención, cuando sea necesario y legalmente procedente.
No se solicitarán datos excesivos para la finalidad informada.
4. Finalidades del tratamiento
A. Atención y gestión de servicios: responder consultas, gestionar solicitudes de información y citas, coordinar atención, contactar al paciente respecto de su solicitud, cumplir obligaciones asistenciales, administrativas, contables y legales, y gestionar peticiones o reclamaciones.
B. Información clínica: gestionar información relacionada con la atención y los registros clínicos únicamente cuando corresponda a GL Medical Colombia conforme a su función y obligaciones legales. Las historias clínicas están sometidas a reserva y a reglas especiales de acceso y conservación; esta política no atribuye a GL Medical Colombia la custodia de historias clínicas de otros responsables.
C. Relación comercial e institucional: responder solicitudes sobre servicios, enviar información solicitada y comunicaciones de seguimiento pertinentes. El envío de publicidad o campañas no necesarias para la atención se sujetará a la autorización o base jurídica aplicable y a la posibilidad de dejar de recibirlas.
D. Imagen y publicidad: captar, editar y difundir fotografías, videos, voz, testimonios y comparaciones de antes y después únicamente en los términos de una autorización específica, previa, expresa e informada, separada de la atención médica. La autorización distinguirá tipos de material, canales y publicidad pagada.
E. Operación y seguridad: administrar canales digitales, mantener registros de autorizaciones, atender incidentes de seguridad, prevenir usos indebidos y cumplir requerimientos legales.
5. Datos sensibles y de menores de edad
Los datos relativos a la salud y otras categorías legalmente sensibles requieren protección reforzada. Cuando se solicite autorización, se informará de su carácter facultativo, las finalidades específicas y el derecho a no responder preguntas sobre datos sensibles, salvo excepciones legales. La negativa a autorizar usos publicitarios de imagen o información clínica no afectará la atención médica.
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes atenderá su interés superior, derechos prevalentes y requisitos legales; su imagen no se utilizará para publicidad sin evaluación jurídica específica y autorizaciones válidas.
6. Autorización, evidencia y excepciones legales
Cuando la ley lo exija, VenaPiel obtendrá autorización previa, expresa e informada, mediante formularios físicos, electrónicos u otros mecanismos que permitan su consulta posterior. Conservará evidencia de la autorización, su alcance y las restricciones manifestadas.
La política no sustituye el consentimiento informado clínico ni la autorización independiente de uso de imagen y material audiovisual. La autorización no será exigida en los casos legalmente exceptuados, sin perjuicio de los deberes de confidencialidad, seguridad y finalidad.
7. Uso de fotografías, videos y testimonios de pacientes
El uso promocional de fotografías, videos, voz, testimonios o imágenes de antes y después estará sujeto a un formato específico que permita seleccionar qué se autoriza y dónde puede publicarse. Las casillas sin marcar no se interpretarán como autorización. Las opciones ambiguas o contradictorias deberán aclararse antes de usar el material.
No se publicarán diagnósticos, historias clínicas o información adicional de salud no expresamente autorizada. Las comparaciones de antes y después deberán ser auténticas, verificables, no engañosas y revisadas clínicamente; no podrán sugerir resultados garantizados. VenaPiel mantendrá un registro de los materiales, autorizaciones, restricciones, canales y solicitudes de retiro.
8. Sitio web, formularios, mensajería y cookies
Los datos suministrados mediante formularios web, correo electrónico, teléfono o aplicaciones de mensajería se tratarán para atender la finalidad de la comunicación y las demás finalidades informadas. Se recomienda no enviar información clínica sensible por formularios generales o mensajes públicos.
El sitio web utiliza los recursos técnicos necesarios para su funcionamiento. Si se utilizan herramientas de medición, analítica, publicidad o cookies adicionales, se informará su finalidad y se implementarán los mecanismos de información y autorización exigibles. El usuario puede administrar las cookies desde su navegador, sin perjuicio de las funciones indispensables del sitio.
9. Encargados, proveedores y circulación internacional
VenaPiel podrá utilizar proveedores de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento, mensajería, fotografía, edición audiovisual, gestión digital y servicios administrativos, bajo instrucciones, deberes de confidencialidad y medidas de seguridad pertinentes. No se autoriza a los proveedores a utilizar información de pacientes para finalidades propias no permitidas.
Cuando haya transmisión o transferencia internacional de datos, se verificarán las condiciones exigidas por la legislación colombiana y se adoptarán las medidas y contratos aplicables. La publicación autorizada en redes sociales puede implicar difusión internacional conforme al alcance consentido.
10. Derechos de los titulares
El titular podrá conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso de su información; presentar consultas y reclamos; solicitar supresión o revocación cuando proceda; y acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en los casos previstos por la ley. El acceso a los datos personales propios será gratuito en las condiciones legales.
La revocación o supresión no procederá cuando exista obligación legal o contractual de conservar determinados datos. La solicitud de retirar una publicación se gestionará respecto de los canales y proveedores bajo control de VenaPiel, sin garantizar la eliminación de copias independientes difundidas por terceros.
11. Canales y procedimiento para consultas y reclamos
Las solicitudes podrán enviarse a [email protected] o presentarse en la dirección indicada en la sección 1, identificando al titular, los datos de contacto, el objeto de la petición y, cuando corresponda, la acreditación de representación. VenaPiel podrá solicitar información razonable para verificar la identidad.
Las consultas se atenderán dentro de diez (10) días hábiles desde su recepción; si no es posible, se informará el motivo y se responderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Los reclamos completos se atenderán dentro de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; cuando no sea posible, se informará el motivo y la respuesta no excederá los ocho (8) días hábiles adicionales. Los reclamos incompletos se tramitarán conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
12. Seguridad y confidencialidad
VenaPiel implementará medidas administrativas, técnicas y organizativas proporcionales al riesgo, incluidas restricciones de acceso, gestión de credenciales, controles de conservación y procedimientos de respuesta ante incidentes. Solo accederán a la información quienes estén autorizados y la requieran para cumplir sus funciones. El deber de confidencialidad subsistirá después de terminada la relación con el titular o el proveedor.
13. Conservación y eliminación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y para cumplir obligaciones legales o contractuales. Cuando GL Medical Colombia sea responsable o custodio de historias clínicas, aplicará los términos especiales de conservación establecidos en la normativa sanitaria vigente; la información cuya custodia corresponda a otros prestadores se regirá por sus obligaciones propias.
Los materiales promocionales se conservarán y utilizarán durante el plazo previsto en la autorización específica (en el formato propuesto, cinco años), sujeto a revocaciones y limitaciones legalmente procedentes. Finalizado el periodo aplicable, se eliminarán, anonimizarán o archivarán de forma restringida cuando exista una justificación legal.
14. Modificaciones y vigencia
Esta política rige desde su publicación y podrá actualizarse para reflejar cambios normativos, tecnológicos u operativos. Los cambios sustanciales se comunicarán cuando corresponda. La versión vigente estará disponible en https://www.venapiel.com/politica-de-tratamiento-de-datos-personales.
Fecha de publicación: 16 de octubre de 2026. Canal de atención de consultas y reclamos de datos personales: [email protected].